Hướng Dẫn Chi Tiết Thủ Tục Tạm Ngừng Kinh Doanh

Năm 2024, với những biến động kinh tế không ngừng và sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, không ít doanh nghiệp đứng trước quyết định tạm ngừng kinh doanh để tái cấu trúc hoặc cân nhắc chiến lược mới. Tuy nhiên, việc tạm ngừng hoạt động không chỉ đơn giản là quyết định nội bộ mà còn đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý, thực hiện đúng quy trình và thủ tục theo yêu cầu của pháp luật Việt Nam. Bài viết này, INTER JUSTICE sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước để thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh, giúp các chủ doanh nghiệp tránh được những rắc rối pháp lý không đáng có và tối ưu hóa quy trình một cách hiệu quả.

1. Tạm ngừng kinh doanh là gì?

Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 41 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì tạm ngừng kinh doanh là một tình trạng pháp lý của doanh nghiệp. Theo đó, tạm ngừng kinh doanh là tình trạng pháp lý của doanh nghiệp đang trong thời gian thực hiện tạm ngừng kinh doanh theo quy định tại khoản 1 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020, trong đó:

• Ngày chuyển tình trạng pháp lý tạm ngừng kinh doanh là ngày doanh nghiệp đăng ký bắt đầu tạm ngừng kinh doanh.
• Ngày kết thúc tình trạng pháp lý tạm ngừng kinh doanh là ngày kết thúc thời hạn tạm ngừng kinh doanh mà doanh nghiệp đã thông báo hoặc ngày doanh nghiệp đăng ký tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo.

Tạm ngừng kinh doanh là một tình trạng pháp lý của doanh nghiệp

2. Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh

Căn cứ quy định tại Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì trường hợp doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng kinh doanh.

Tùy vào loại hình công ty mà thành phần hồ sơ tạm ngừng kinh doanh của công ty, doanh nghiệp sẽ khác nhau. Các giấy tờ cần chuẩn bị như sau:

Hồ sơ	Công ty tư nhân	Công ty TNHH MTV	Công ty TNHH 2 TV trở lên	Công ty cổ phần
Thông báo v/v tạm ngừng kinh doanh	x	x	x	x
Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu người thực hiện thủ tục	x	x	x	x
Biên bản họp hội đồng thành viên/hội đồng quản trị v/v tạm ngừng kinh doanh			x	x
Quyết định của chủ sở hữu v/v tạm ngừng kinh doanh		x
Quyết định của hội đồng thành viên/hội đồng quản trị v/v tạm ngừng kinh doanh			x	x
Giấy ủy quyền (trường hợp ủy quyền cá nhân khác nộp hồ sơ)	x	x	x	x

Sau khi nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp giấy xác nhận về việc doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng kinh doanh trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

Đồng thời, Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật tình trạng pháp lý của doanh nghiệp và tình trạng của tất cả các chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sang tình trạng tạm ngừng kinh doanh.

Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu tiếp tục tạm ngừng kinh doanh sau khi hết thời hạn đã thông báo thì phải thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày tiếp tục tạm ngừng kinh doanh. Thời hạn tạm ngừng kinh doanh của mỗi lần thông báo không được quá một năm.

3. Thủ tục đăng ký tạm ngừng hoạt động kinh doanh

Theo Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, thủ tục tạm ngừng hoạt động kinh doanh sẽ được thực hiện theo 3 bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ tạm ngừng kinh doanh

Trường hợp doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tạm ngừng kinh doanh hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo, doanh nghiệp phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh đã đăng ký trước khi tạm ngừng kinh doanh chậm nhất là 03 ngày trước khi tiến hành tạm ngừng kinh doanh. Thông báo này phải bao gồm các thông tin sau:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Ngành, nghề kinh doanh;
• Ngày bắt đầu và ngày kết thúc thời hạn tạm ngừng;
• Lý do tạm ngừng hoạt động kinh doanh.

Trong trường hợp doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc địa điểm kinh doanh muốn tiếp tục tạm ngừng kinh doanh sau khi hết thời hạn thông báo ban đầu thì phải thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày tiếp tục tạm ngừng kinh doanh. Thời hạn tạm ngừng kinh doanh của mỗi lần thông báo không được quá một năm.

Trong trường hợp doanh nghiệp quyết định tạm ngừng kinh doanh phải kèm theo trong hồ sơ bản thông báo có nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh và của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần.

Nếu là công ty trách nhiệm hữu hạn chỉ có một thành viên, thông báo tạm ngừng kinh doanh cần có nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty.

Nộp hồ sơ tạm ngừng kinh doanh thông qua 2 hình thức:

• Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh;
  
• Nộp thông qua Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia tại địa chỉ: www.dangkykinhdoanh.gov.vn.

Việc nộp đầy đủ các hồ sơ tạm ngừng kinh doanh giúp cơ quan chức năng nắm rõ tình hình hoạt động của doanh nghiệp và đảm bảo việc thay đổi thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh được cập nhật chính xác trong hồ sơ đăng ký kinh doanh.

Thủ tục tạm ngừng hoạt động kinh doanh sẽ được thực hiện theo 3 bước

Bước 2: Phòng đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ

Sau khi nhận được hồ sơ yêu cầu tạm ngừng hoạt động kinh doanh, phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành xử lý hồ sơ doanh nghiệp nhận được trong thời gian 3 ngày làm việc và đưa ra kết quả như sau:

• Giấy xác nhận tạm ngừng hoạt động kinh doanh nếu hồ sơ hợp lệ: Trong trường hợp hồ sơ cung cấp đầy đủ thông tin theo quy định và đáp ứng các yêu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy xác nhận cho doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động kinh doanh;
  
• Thông báo sửa đổi, bổ sung văn bản nếu xét thấy không hợp lệ: Nếu trong quá trình xử lý hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh phát hiện thông tin hoặc văn bản không đủ hoặc không chính xác, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung để đảm bảo hồ sơ trở nên hợp lệ và hoàn chỉnh theo quy định.

Khi hoàn tất thủ tục thông báo, doanh nghiệp sẽ nhận được kết quả xử lý từ Phòng Đăng ký kinh doanh qua phương thức mà họ đã lựa chọn, bao gồm việc nhận giấy xác nhận tạm ngừng hoạt động kinh doanh (nếu hồ sơ hợp lệ) hoặc thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung nếu cần thiết (nếu hồ sơ không đủ điều kiện). Điều này nhằm đảm bảo quy trình tạm ngừng kinh doanh diễn ra một cách thuận lợi và tuân thủ quy định của pháp luật.

Bước 3: Hoạt động kinh doanh công ty chính thức tạm ngừng

Sau khi cơ quan có thẩm quyền nhận được thông báo tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp sẽ tạm ngừng từ thời gian được ghi trên thông báo, mọi hoạt động kinh doanh sau ngày tạm dừng hoạt động đều phải dừng lại, doanh nghiệp được phép hoạt động trở lại sau khi hết thời hạn tạm ngừng hoặc xin hoạt động sớm trở lại khi chưa hết thời hạn tạm ngừng.

4. Thủ tục tạm ngừng kinh doanh với cơ quan thuế

Việc tạm ngừng kinh doanh với cơ quan thuế phải được thực hiện đúng quy định của pháp luật. Dưới đây là 05 bước cần thiết để thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh với cơ quan thuế:

• Bước 1: Lập đơn đề nghị tạm ngừng kinh doanh: Doanh nghiệp cần lập đơn đề nghị tạm ngừng kinh doanh và gửi cho cơ quan thuế địa phương nơi mà doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.
• Bước 2: Nộp các giấy tờ liên quan: Khi gửi đơn đề nghị tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp cần nộp các giấy tờ liên quan như: giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy tờ xác nhận về thuế, báo cáo tài chính,…
• Bước 3: Đợi cơ quan thuế xử lý: Sau khi nhận được đơn đề nghị tạm ngừng kinh doanh và các giấy tờ liên quan, cơ quan thuế sẽ tiến hành xử lý trong vòng 10 ngày làm việc. Nếu thủ tục được thực hiện đầy đủ và đúng quy định, cơ quan thuế sẽ ban hành quyết định tạm ngừng kinh doanh.
• Bước 4: Thực hiện nghĩa vụ thuế: Trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thuế đối với những hoạt động kinh doanh đã được thực hiện trước đó.
• Bước 5: Khi muốn khôi phục hoạt động kinh doanh: Doanh nghiệp cần nộp đơn xin khôi phục hoạt động kinh doanh và các giấy tờ liên quan tới cơ quan thuế để được xem xét và giải quyết.

Lưu ý rằng, trong quá trình tạm ngừng kinh doanh với cơ quan thuế, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thuế và chịu trách nhiệm về các hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến thuế.

Nếu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh tròn 01 năm dương lịch (01/01 – 31/12), không phát sinh thêm nghĩa vụ thuế vì vậy không cần phải nộp thuế môn bài, kê khai và nộp báo cáo thuế, báo cáo tài chính cho thời hạn tạm ngừng đó.

Tạm ngừng kinh doanh với cơ quan thuế phải được thực hiện đúng quy định của pháp luật

5. Doanh nghiệp có được kinh doanh trước thời hạn đã thông báo tạm ngừng không?

Căn cứ quy định tại Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì doanh nghiệp được kinh doanh trước thời hạn tạm ngừng đã thông báo nhưng phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo.

Sau khi nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp giấy xác nhận về việc doanh nghiệp đăng ký tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

Lưu ý: Doanh nghiệp có thể đề nghị đăng ký tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo đồng thời với đối với chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.

Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật tình trạng pháp lý của doanh nghiệp đồng thời với tình trạng của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp được kinh doanh trước thời hạn tạm ngừng đã thông báo

Việc thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn hỗ trợ cho quá trình tái khởi động sau này. Hy vọng rằng hướng dẫn chi tiết trong bài viết đã giúp bạn hiểu rõ từng bước cần thiết và sẵn sàng chuẩn bị đầy đủ khi thực hiện thủ tục này. Nếu cần hỗ trợ thêm hoặc có thắc mắc, hãy liên hệ với INTER JUSTICE để được tư vấn pháp lý đảm bảo quy trình được thực hiện suôn sẻ và đúng hạn.